How to Create Outbound Email

Outbound message (Pesan Keluar) secara default dibuat dengan status pending. Setiap pesan keluar yang dibuat dari channel email yang dikirim oleh Agen atau Supervisor Anda dari sistem 3Dolphins segera diubah menjadi tiket dan ditandai sebagai tiket keluar.

Kami telah menyusun daftar terperinci tentang semua perbedaan antara pesan keluar dan pesan masuk untuk membantu Anda memahami hal ini dengan lebih baik.

Inbound Message	Outbound Message
Secara default, status tiket berupa Unassigned atau Assigned	Secara default, status tiket berupa Pending
Secara default, tiket akan ditandai sebagai tiket ‘Inbound’	Secara default, tiket akan ditandai sebagai tiket ‘Outbound’
SLA akan dihitung berdasarkan ‘resolution time’ (created date tiket hingga close date tiket)	SLA akan dihitung berdasarkan ‘resolution time’ (created date tiket hingga close date tiket)

Bagian ini berisi petunjuk mengenai cara membuat pesan keluar.

Pertama, Anda bisa masuk ke halaman dashboard dan klik tombol 'Make Outbound Email’ ( ), atau pada tiket pelanggan, Anda bisa mengklik tombol ‘New Email’ ( ). Selanjutnya, Anda akan melihat pop-up untuk membuat email keluar. Misalnya, Anda akan membuat pesan informasi ke pelanggan lalu, klik tombol ‘reply’ seperti gambar di bawah ini.

Outbound Message

Penjelasan Komponen:

Nama	Deskripsi
From	Dibagian ini Anda dapat memilih alamat email yang sesuai dengan alamat email yang terdaftar di Omni-Channel.
To	Ditujukan untuk penerima email.
Cc	Dibagian ini, Anda dapat menyalin email dan mengirimkannya ke beberapa penerima.
Subject	Membuat subjek email dari pesan email yang akan dikirim ke penerima. Note: Silahkan klok tombol save () untuk menambahkan subjek.
Message	Masukkan isi pesan yang akan dikirimkan ke penerima. Anda dapat memasukkan gambar atau link di body message.
Attachment	Berupa file yang akan diunggah sebagai lampiran pada pesan email. Lampiran akan mempertahankan nama file aslinya dan terbatas pada ukuran total 2 MegaByte (MB) untuk setiap tiket email.
Email Template	Jika Anda ingin menggunakan kembali konten email yang sudah ada, pilih template email untuk menjawab pesan pelanggan. Anda dapat memilih template email jika pesan pelanggan yang ditanyakan sama. Atau, pesan pelanggan merupakan kasus umum dan memiliki jawaban default.
View Conversation	Menunjukkan riwayat percakapan Anda dengan penerima. Catatan: Ini akan muncul jika Anda membuat pesan keluar dari tiket yang dipilih.
Reply	Pesan email akan dikirimkan ke pelanggan Anda dan tiket akan ditampilkan pada tab Pending.
Reply and Close	Pesan email akan dikirimkan ke pelanggan Anda kemudian tiket akan ditutup secara otomatis.

Secara default, Tiket akan ditandai sebagai tiket ‘Outbound’ dan status tiket menjadi 'Pending' seperti gambar di bawah ini.

Outbound Message

Jika Agen membuat pesan keluar maka, tiket tersebut akan muncul di tab Pending. Tetapi, jika Supervisor yang membuat pesan keluar, tiket tersebut akan muncul di tab Inbox.