Canned Message
Last updated
Last updated
Reaksi cepat ketika percakapan berlangsung sangat penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Pada saat inilah canned message sangat berguna bagi Agen. Mereka membantu Agen untuk menghindari keterlambatan Agen dalam menjawab pesan pelanggan dan juga menyelamatkan mereka dari mengetik jawaban yang sama berulang kali.
Jika Anda sering membalas pertanyaan yang sama dari pelanggan, pertimbangkan untuk menyimpan jawaban tersebut sebagai canned message. Hal ini akan mempersingkat waktu respons Anda sehingga menghindari pengetikan yang berulang. Dengan canned message, Anda hanya mengetiknya sekali, menyimpannya, dan menggunakannya kembali dalam perckapan maupun tiket yang sedang Anda layani kapan pun Anda membutuhkannya. Selain agar lebih banyak menghemat waktu, canned message membantu mengatasi kesalahan dalam mengetik.
Singkatnya, canned message adalah sebuah pesan yang telah ditentukan sebelumnya, dimana pesan tersebut dapat dipanggil kembali dengan cepat melalui shortcut. Dalam percakapan langsung 3Dolphins, Anda cukup menggunakan tanda garis miring (/) diikuti dengan judul dari canned message yang telah Anda simpan, mis. /Greeting ("Hai, ada yang bisa saya bantu?"). Saat Anda mulai mengetik, sebuah saran akan muncul, dan Anda juga dapat melihat semua canned message yang tersimpan berisi dari frasa tersebut.
Pada ruang percakapan, ketikkan tanda garis miring (/) diikuti dengan shortcut (judul dari canned message), misalnya /Agen. Saat kursor diarahkan ke judul shortcut, akan muncul pesan di ruang percakapan seperti gambar di bawah ini.
Disini Anda dapat membuat canned message baru dari awal, mengedit pesan yang sudah ada, ataupun menghapus pesan yang tidak lagi Anda gunakan. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menambahkan canned message yang baru:
Penjelasan Komponen:
Shortcut Title
Ditampilkan sebagai judul untuk memanggil shortcut pada pesan dalam ruang percakapan.
Message
Merupakan isi pesan dari judul shortcut yang dipilih, yang akan dikirim ke pelanggan.
Attachment
Digunakan untuk menyisipkan file gambar dengan ekstensi (.jpg, .jpeg dan .png) pada canned message tersebut.
Visibility
Pilih fitur ini untuk mengatur visibilitas dari canned message yang akan dibuat.
Personal: Hanya dapat dilihat oleh Agen tersebut.
Group: Dapat dilihat oleh Group yang terdapat Agen tersebut.
Global: Dapat dilihat oleh seluruh user.
Note: Fitur ini hanya dimiliki oleh Supervisor dan Administrator.
Channel
Untuk menetapkan canned message ke channel yang dipilih.
Macro
Berupa informasi tentang cara menambahkan pesan ganti otomatis jika Anda ingin menambahkan nama pelanggan atau nama Anda pada canned message.
Contoh: Anda ingin menambahkan nama depan pelanggan Anda. Kemudian, Anda hanya perlu mengetikkan {first_name} pada pesan Anda.
Add Canned Message
Untuk menambahkan canned message yang sedang Anda buat.
Canned Message yang telah dibuat akan tampil di daftar canned message, Anda juga dapat mengubah dan menghapus canned message, seperti gambar di bawah ini.
Balasan yang telah Anda simpan bisa menjadi usang dan kuno setelah beberapa waktu. Anda dapat dengan mudah memodifikasinya dengan cara berikut:
Untuk menggunakan canned message dalam obrolan, ketik tanda garis miring (/) diikuti dengan shortcut (judul dari canned message), misalnya, /Greeting (Silahkan Mencoba!). Untuk memulai, buka dashboard Agen, klik tab Inbox. Kemudian, pilih tiket yang ingin Anda balas, dan klik tombol 'Reply Chat’ ().
Pertama, silahkan masuk ke halaman customer support, lalu di kanan atas tab, Anda dapat mengklik tombol ‘Add Canned Message’ ( ). Kemudian, Anda akan melihat pop-up di mana Anda dapat menambahkan judul shortcut dan juga pesan lalu, klik tombol '+Add'.
Untuk memulai, Anda masuk ke halaman Customer Support, klik tombol ‘Add Canned Message’ ( ). Kemudian, Anda akan melihat pop-up untuk Anda dapat menemukan pesan yang ingin Anda perbaiki, arahkan kursor ke atasnya dan klik tombol 'Edit Canned Message' ( ). Di sini, Anda dapat mengubah teks judul shortcut dan / atau message. Setelah selesai, Anda dapat menyimpannya dengan mengklik tombol 'Save' untuk menyelesaikannya atau Anda dapat membatalkannya dengan mengklik tombol 'Cancel'.
Jika Anda tidak lagi membutuhkan tanggapan tertentu, Anda dapat menghapusnya. Pertama, pada halaman Customer Support, klik tombol tombol ‘Add Canned Message’ ( ). Kemudian, Anda akan melihat pop-up di mana Anda dapat menemukan canned message yang ingin Anda hapus, arahkan kursor ke atasnya dan klik tombol ‘Remove Canned Message’ (). Anda akan mendapatkan notifikasi sukses setelah pesan berhasil dihapus.
