Canned Message

Tanggapan cepat ketika percakapan berlangsung sangat penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Pada saat inilah canned message sangat berguna bagi Agen. Mereka membantu Agen untuk menghindari keterlambatan Agen dalam menjawab dan juga menyelamatkan mereka dari mengetik jawaban yang sama berulang kali.

Jika Anda sering membalas pertanyaan yang sama dari pelanggan, pertimbangkan untuk menyimpan balasan tersebut sebagai canned message. Hal ini akan mempersingkat waktu respons Anda sehingga menghindari pengetikan yang berulang. Dengan canned message, Anda hanya mengetiknya sekali, menyimpannya, dan menggunakannya kembali dalam obrolan maupun tiket yang sedang Anda tangani kapan pun Anda membutuhkannya. Selain agar banyak menghemat waktu, canned message membantu mengatasi kesalahan dalam mengetik.

Singkatnya, canned message adalah sebuah pesan yang telah ditentukan sebelumnya, dimana pesan tersebut dapat dipanggil kembali dengan cepat melalui shortcut. Dalam percakapan langsung 3Dolphins, Anda cukup menggunakan tanda garis miring (/) diikuti dengan judul dari canned message yang telah Anda simpan, mis. /Greeting ("Hai, ada yang bisa saya bantu?"). Saat Anda mulai mengetik, sebuah saran akan muncul, dan Anda juga dapat melihat semua canned message yang tersimpan berisi dari frasa tersebut.

Canned Message

Membalas Pesan Menggunakan Canned Message

Untuk menggunakan canned message dalam obrolan, ketik tanda garis miring (/) diikuti dengan shortcut (judul dari canned message), misalnya, /Greeting (Silahkan Mencoba!). Untuk memulai, buka dashboard Agen, klik tab Inbox. Kemudian, pilih tiket yang ingin Anda balas, dan klik tombol ‘reply chat’.

Pada ruang percakapan, ketikkan tanda garis miring (/) diikuti dengan shortcut (judul dari canned message), misalnya /Agen. Saat kursor diarahkan ke judul shortcut, akan muncul pesan di ruang percakapan seperti gambar di bawah ini.

Canned Message

Membuat Canned Message

Disini Anda dapat membuat canned message baru dari awal, mengedit pesan yang sudah ada, ataupun menghapus pesan yang tidak lagi Anda gunakan. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menambahkan canned message yang baru:

Pertama, silahkan masuk ke halaman customer support, lalu di kanan atas tab, Anda dapat mengklik tombol ‘Add Canned Message’ ( ). Kemudian, Anda akan melihat pop-up di mana Anda dapat menambahkan judul shortcut dan juga pesan lalu, klik tombol ‘add canned message’ ( ).

Add New Canned Message

Penjelasan Komponen:

Nama	Deskripsi
Shortcut Title	Ditampilkan sebagai judul untuk memanggil shortcut pada pesan dalam ruang obrolan.
Message	Merupakan isi pesan dari judul shortcut yang dipilih, yang akan dikirim ke pelanggan.
Macro	Berupa informasi tentang cara menambahkan pesan ganti otomatis jika Anda ingin menambahkan nama pelanggan atau nama Anda pada canned message. Contoh: Anda ingin menambahkan nama depan pelanggan Anda. Kemudian, Anda hanya perlu mengetikkan {first_name} pada message Anda.
Global	Jika Anda mencentang fitur ini, canned message Anda akan ditampilkan ke semua anggota tim. Fitur ini hanya muncul jika Anda masuk sebagai Supervisor.
Add Canned Message	Untuk menambahkan canned message yang sedang Anda buat.
Cancel Canned Message	Untuk membuat ulang canned message yang sedang Anda buat.

Canned Message yang telah dibuat akan tampil di daftar canned message, Anda juga dapat mengubah dan menghapus canned message, seperti gambar di bawah ini.

Canned Message

Memperbaiki Canned Message

Balasan yang telah Anda simpan bisa menjadi usang dan kuno setelah beberapa waktu. Anda dapat dengan mudah memodifikasinya dengan cara berikut:

Untuk memulai, Anda masuk ke halaman customer suppport, klik tombol ‘Add Canned Message’ ( ). Kemudian, Anda akan melihat pop-up untuk Anda dapat menemukan pesan yang ingin Anda perbaiki, arahkan kursor ke atasnya dan klik tombol 'Edit’ ( ). Di sini, Anda dapat mengubah teks judul shortcut dan / atau message. Setelah selesai, Anda dapat menyimpannya dengan mengklik tombol ‘Edit Canned Message’ ( ) untuk menyelesaikannya atau Anda dapat membatalkannya dengan mengklik tombol ‘Cancel Canned Message’ ( ).

Edit Canned Message

Menghapus Canned Message

Jika Anda tidak lagi membutuhkan tanggapan tertentu, Anda dapat menghapusnya. Pertama, pada halaman customer support, klik tombol tombol ‘Add Canned Message’ ( ). Kemudian, Anda akan melihat pop-up di mana Anda dapat menemukan canned message yang ingin Anda hapus, arahkan kursor ke atasnya dan klik tombol ‘Remove Canned Message’ (). Anda akan mendapatkan notifikasi sukses setelah pesan berhasil dihapus.

Remove Canned Message