Forward Email
Bagian ini berisi instruksi tentang cara:
Meneruskan email.
Menggunakan email auto-reply.
Membuat outbound email.
Meneruskan Email
Bagian ini berisi instruksi tentang cara meneruskan tiket email.
Anda akan melihat pop-updari percakapan email, klik tombol 'forward'.
Setelah selesai, Anda dapat mengklik 'Reply' untuk mengirimkan balasan Anda. Kemudian, status tiket akan berubah menjadi 'Pending'.
Auto-Reply Email
Untuk memulai, silahkan atur kalimat yang akan digunakan untuk mengirim auto-reply Anda. Agar dapat melakukan konfigurasi auto-reply email Anda, lihat dokumen 'Email Template - Auto Reply'.
Misalnya, jika pelanggan mengirimkan pesan ke email perusahaan Anda. Periksa email masuk pada tab Unassigned dari Supervisors, atau tab Inbox dari Agen untuk melihat auto-reply yang dikirimkan, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Outbound Message
Fitur email offline message adalah mengirimkan pesan melalui email saat chat sedang dalam keadaan offline. Bagian ini berisi petunjuk tentang cara mengirim pesan offline email, silahkan lakukan langkah berikut:
Outbound message (Pesan Keluar) secara default dibuat dengan status pending. Setiap pesan keluar yang dibuat dari channel email yang dikirim oleh Agen atau Supervisor Anda dari sistem 3Dolphins segera diubah menjadi tiket dan ditandai sebagai tiket keluar.
Kami telah menyusun daftar terperinci tentang semua perbedaan antara pesan keluar dan pesan masuk untuk membantu Anda memahami hal ini dengan lebih baik.
Inbound Message | Outbound Message |
Secara default, status tiket berupa Unassigned atau Assigned. | Secara default, status tiket berupa Pending. |
Secara default, tiket akan ditandai sebagai tiket ‘Inbound’. | Secara default, tiket akan ditandai sebagai tiket ‘Outbound’. |
SLA akan dihitung berdasarkan ‘resolution time’ (created date tiket hingga close date tiket). | SLA akan dihitung berdasarkan ‘resolution time’ (created date tiket hingga close date tiket). |
Bagian ini berisi petunjuk tentang cara membuat pesan keluar.
Selanjutnya, Anda akan melihat pop-up untuk membuat email keluar.
Penjelasan Komponen:
Nama | Deskripsi |
From | Dibagian ini Anda dapat memilih alamat email yang sesuai dengan alamat email yang terdaftar di Omni Channel. |
To | Ditujukan untuk penerima email. |
Cc | Dibagian ini, Anda dapat menyalin email dan mengirimkannya ke beberapa penerima. |
Subject | |
Message | Masukkan isi pesan yang akan dikirimkan ke penerima. Anda dapat memasukkan gambar atau link di body message. |
Attachment | Berupa file yang akan diunggah sebagai lampiran pada pesan email. Lampiran akan mempertahankan nama file aslinya dan terbatas pada ukuran total 2 MegaByte (MB) untuk setiap tiket email. |
Email Template | Jika Anda ingin menggunakan kembali konten email yang sudah ada, pilih template email untuk menjawab pesan pelanggan. Anda dapat memilih template email jika pesan pelanggan yang ditanyakan sama. Atau, pesan pelanggan merupakan kasus umum dan memiliki jawaban default. |
Reply | Pesan email akan dikirimkan ke pelanggan Anda dan tiket akan ditampilkan pada tab Pending. |
Reply and Close | Pesan email akan dikirimkan ke pelanggan Anda kemudian tiket akan ditutup secara otomatis. |
Misalnya, Anda akan membuat pesan informasi ke customer anda lalu klik tombol 'reply' seperti gambar di bawah ini.
Secara default, Tiket akan dihitung sebagai tiket keluar dan status tiket akan menjadi ‘Pending' seperti gambar di bawah ini.
Jika Agen membuat email keluar, email keluar akan muncul di tab pending. Namun, jika Supervisor membuat outbound email, maka email tersebut akan muncul di tab inbox.
Dan kemudian, pesan akan dikirim ke pelanggan seperti gambar di bawah ini.
Last updated
